آشنایی با اصول تشریفات در مراسم مختلف
این مقاله مربوط به درس تشریفات رشته هتلداری می باشد.
مقدمه
همه کارهای ما نوعی ارتباط است، ارتباطات کلیه رفتارها،حرکات واشارات ماست وما هرروزبه گونه ای مختلف با یکدیگردر ارتباط هستیم واندیشه ها،احساسات وتمایلات خود رابه یکدیگرمنتقل میکنیم. در همه رفتار در همه تشریفات مجالس ، تشریفات عروسی و دیگر موارد می بایست با دیگران ارتباط برقرار میکنیم:
- اعتبار و احترام کسب کنیم .
- عقاید و احساسات خود را ابراز کنیم .
- به یکدیگرکمک کنیم و به توافق برسیم .
- دیگران را بفریبیم وتقلب کنیم .
- با دیگران دوست شویم و تحسین کنیم .
- دست نیاز دراز کنیم و مبادله و معامله و تحصیل معاش کنیم .
- اطمینان حاصل کنیم و از بحران ها جان سالم به در بریم .
- جنگ کنیم و شکوائیه بگوییم .
- و....
اما ارتباط ما تنها به ارتباط با افرادخلاصه نمیشود. ما با خدا
ارتباط برقرارمی کنیم با خودمان ارتباط برقرارمیکنیم با مخلوقات آدمی
ارتباط برقرارمی کنیم و هرلحظه می آموزیم که چگونه ارتباط برقرارکنیم
وچگونه بهترارتباط برقرارکنیم زیرا مهارتهای ارتباطی آموختنی است.
پیامهای ما بواسطه آموختن ما شکل می گیرند، گاهی حتی پیامهای غیرکلامی ما
آموخته می شوند و ژستها و حرکات ما بواسطه آموزش شکل می گیرد. مهارتهای
چهارگانه ارتباطی یعنی نوشتن، خواندن، گفتن وشنیدن آموختنی است و آدمیان
بایستی برای ارتباط کامل ترآنها را بیاموزند ودر زندگی اجتماعی به کار
ببرند. یکی از بحث های اساسی تقسیم بندی ارتباطات به کلامی وغیرکلامی است
واینکه بخش اعظمی ازارتباطات ما را ارتباطات غیرکلامی پوشش می دهدودراین
زمینه نیزبایستی عنوان کردکه امکان کنترل وهدایت پیامهای غیرکلامی
وجوددارداگرچه به سختی امکان پذیر است.دراین راستا پیامهای غیرکلامی به
طورکلی چهاروظیفه به عهده دارند:
الف : تکمیل پیامهای کلامی
ب : تایید پیامهای کلامی
ج : رد پیامهای کلامی
د: جایگزینی پیامهای کلامی
- پیامهای غیرکلامی به آداب وتشریفات برمی گردد و این پیامها در تشریفات مجالس تشریفات عروسی و خدمات مجالس
که بحث اصل ما« اصول وآداب تشریفات » است زیرا تشریفات فرآیند ارتباطات
غیرکلامی است و حرکات، اشارات و احساسات ما هستندکه به عنوان پیامهای غیر
کلامی به تکمیل، تایید، رد و یا جایگزینی پیامهای کلامی می انجامد .
طبقه بندی اصول تشریفات
* «استقبال» آغاز فعالیت تشریفاتی است به طوری که این موضوع در یک
ارتباط ساده ،بین یک زن وشوهرتا دو رئیس جمهوری ممکن است اتفاق بیفتد
ومهمترین مسایلی که دراین زمینه عموماً بایستی مورد توجه قرار گیرد عبارتند
از :
1- نحوه معرفی برای آشنایی: آقایان وخانمها، مسن ها وکم سن ها ، مجرد هاومتاهل ها،با سواد
وکم سواد درمعرفی اولویت هایی دارند .
2- سلام و احوالپرسی : مسئله سلام واحوالپرسی برشاخص ها وتفاوتها افراد
همچون مرحله معرفی برای آشنایی برمی گرددوبا صدای رسا وشاد احوالپرسی کردن
دراین مرحله مهم است .
3- دست دادن : به چشم فرد مقابل نگریستن وجدی دست دادن مهم است .
4- لباس پوشیدن : کت وشلواروپیراهن اتو کشیده، جوراب تمیزوکفش واکس زده مهمترین شاخصهای البسه است .
5- سخن گفتن : شمرده و واضح سخن گفتن ، عدم تکرارکلمات واستفاده نکردن
از کلمات خارجی و کلماتی که نوشتن آن رابلد نیستیم در تشریفات مهم است .
* « حمل و نقل » مرحله دوم تشریفات است که ممکن است از هدایت یک فرد برای نشستن تا حمل و نقل با سرویس های تشریفاتی را شامل شود و بایستی دراین مرحله علاوه برانتخاب واقدام درست در زمینه راهنمایان ، تابلوها، آمبولاس وآتش نشانی ، نیروی انتظامی، شناسایی جاده های اصلی و فرعی ، بررسی ترافیکی مسیرو دیدنی های مسیر حداقل درباره سه انتخاب برنامه ریزی انجام گیرد انتخاب وسیله نقلیه .
1- انتخاب همراهان و راهنمایان .
2- انتخاب مسیر .
* « اسکان » مرحله سوم تشریفات و آرامشگاه میهمانان است وتشریفات چی موظف است در ارتباط با اسکان بررسیهای زیر را انجام دهد :
1- بررسی امکانات موجود برای استراحت .
2- بررسی ایمنی امکانات موجود .
3- شرایط فیزکی و محیطی محل اسکان .
4- بهداشت نظافت و پاکیزگی محل اسکان .
5- نور، رنگ ، وسعت و اندازه مکان .
* « پذیرایی » مرحله چهارم تشریفات است وبه کلیه گفتگو ها و نحوه بیان و بخصوص میهمانی ها بر میگردد. نوشیدنی ها، خوردنی ها، امکانات ارتباطی ، سبد فرهنگی در زیر مجموعه پذیرایی از میهمانان است ودراین زمینه آداب سخنرانی ،مهمان نوازی وانواع میهمان نیز مطرح شده است.« بدرقه » آخرین مرحله فرآیند تشریفات و عموماً با اعطای هدایا همراه است. همچنین همراهی و مشایعت و اهدای گل تقریباً در مرحله بذرقه همچون استقبال اهمیت دارد ومیزبان بایستی درتهیه خدمات و مقدمات سفر در مرحله بدرقه میهمان را یاری رساند. با چنین خلاصه ای از متن کتاب لازم است از کلیه کسانی که ما را در تهیه و انتشار کتاب یاری کرده اند. سپاسگذاری کنیم .همچنین اگر چه این کتاب و وب سایت تشریفات عروسی کارن سعادت می تواند مرجعی مفید بر ای همه مردم درجهت بهبود روابط اجتماعی باشد اما لازم است با توجه به اینکه در این زمینه فقر منبع وجود دارد بعنوان مخاطبان اصلی از مدیران سازمانها، رؤسای دفاتر ، مهمانداران هواپیما وهتل وقطار ،کارشناسان تشریفات اموربین المللی و روابط عمومی، کارگزاران امور توریستی وگردشگری یادی کنیم و امیدواریم که با مطالعه آن ضعف های علمی و کاربردی کتاب را به ما گوش زد نمایند. امید است مفید و مطلوب واقع شود .
آداب و رسوم
هرکشوری دارای آداب و رسوم خاصی است که زائیده شرایط زندگی مردم آن کشور
است . ولی به طور کلی در بین همه ملت ها اصول کلی اخلاقی مشترکی وجود دارد
که پایه واساس این اصول آن است که افراد انسانی تنها به منافع و خواسته های
خود توجه نکنند و با گفتارها و رفتارشان احساسات دیگران را جریحه دار
نسازند و آنچه بر خود نمی پسندند به دیگران نیز روامدارند. در دنیای امروز
برقراری ارتباط سیاسی ، اقتصادی، فرهنگی وحتی خانوادگی، منوط به رعایت اصول
و آیین تشریفات است. تشریفات نه به معنای تجمل گرایی وتجمل پرستی، بلکه به
معنای نظم دهی و نظم بخشی در یک سازمان که روند فعالیت های منسجمی را در
پیش دارد، از اصول اولیه ارتباطات اجتماعی به شمارمی رود. تشریفات رعایت یک
سری قوانین رفتاری است ، که نه تنها توسط نمایندگان یک کشور بلکه توسط
نمایندگان و کارگزاران اکثر نظامهای سیاسی و اجتماعی مختلف رعایت می شود و
متناسب با ساختار اجتماعی و فرهنگی ، ویژگیهای مذهبی و تاریخی وآداب و رسوم
یک کشور تغییراتی در اجرای آن به عمل می آید. اما در برخی از موارد رفتاری
،اصول مشابهی وجود دارد که فراگیری آن در رعایت این اصول، به طور فراگیر و
همگانی نظم رادر قالب رفتاری منسجم در دستگاهها و سازمانها به ارمغان
خواهد آورد. این مجموعه گامی کوچک دراین جهت است که می تواند در ابعاد
گوناگون زندگی، محل کار، اماکن عمومی، گفتگوهای رسمی، سفرها و ... به کار
می آید. بعضی از اصول کلی تشریفات عبارت است از :
1- معیارهای موجود در خصوص مسائل تشریفاتی، نتیجه روند مدیدی از همکاری های متقابل میان افراد در زمینه های گوناگون اجتماعی ا ست. بدون رعایت این معیارها که امروزه به آئین تشریفات معروف هستند ، برقراری روابط سیاسی ، اقتصادی ، فرهنگی وحتی خانوادگی امکان پذیر نیست. تشریفات ، یک واژه فرانسوی است که مشخص کننده معیارهای رفتاری بوده وشامل قوانین مرسوم نزاکت و آداب و رسوم در جامعه می باشد . تشریفات امروزی، در بردارنده آداب و رسوم معمول نزد تمامی ملل از گذشته های دور تا کنون است . این قوانین رفتاری از آنجا که نه تنها توسط نمایندگان یک کشور، بلکه نمایندگان و کارگزاران اکثر نظام های سیاسی و اجتماعی مختلف رعایت می شوند، قوانینی عمومی و فرا گیر محسوب می شوند. البته مردم هر کشور متناسب با ساختار اجتماعی و فرهنگی ، ویژگی های تاریخی، آداب و رسوم خود ، تغییراتی را در اجرای آن اعمال می کنند.
2- بسیاری از قوانین تشریفات دیپلماتیک با آداب متدول در میان عامه مردم مشابه می باشد. تفاوت اصلی در این است که رعایت قوانین تشریفات نزد دیپلمات ها اهمیت بیشتری دارد تا آن اندازه که رعایت نکردن و یا نقص این قوانین می تواند به اعتبار یک کشور یا نمایندگان ویژه آن کشور لطمه وارد کرده و همکاری میان دولت ها را با مشکل روبرو سازد .
3- رعایت تشریفات مطلق نیست، بدین معنی که رعایت آنها منوط به مکان ، زمان و شرایط فرق می کند. رفتار غیر قابل قبول در یک محل ودر شرایط خاص، می تواند در جای دیگر ودر شرایط متفاوت ، مناسب و به جا تلقی گردد. به عنوان مثال در مهمانیهای رسمی، ماهی خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و یا برداشتن گوشت با دست پسندیده نیست ، در حالی که در سفرهای تفریحی انجام این گونه اعمال کاملاً قابل قبول است . اصول و قوانین تشریفات بر خلاف معیارهای اخلاقی قراردادی هستند و حکم قوانین امضاء نشده را دارند، ازاین رو هردیپلمات باید اصول و قوانین تشریفات را خوب بیاموزد و آنها را رعایت کند تا اعتبار کشور خود رادر سطح بین المللی افزایش دهد .
5- قابل توجه آن که شخص با ادب و با نزاکت ، تنها در مراسم رسمی مطابق با اصول تشریفاتی رفتار کرده، بلکه نزاکت واقعی ایجاب می کند که چنین فردی بر اساس نیت خیر خود نظم اجتماعی را نیز به هم نزند، با کلام وعمل خود کسی را نرنجانده و شخصیت او را تحقیرنکند. متاسفانه در میان ما افرادی با معیارهای رفتاری دو گانه به چشم می خورند به طوری که در محل کاربا آشنایان و دوستان با ادب و خوش رفتار هستند ولی در خانه با نزدیکان خویش، نهتنها بدون تهارف و تشریفات بلکه حتی به صورت خشن وبی ادبانه رفتار می کنند. این امر حکایت از فرهنگ پایین و تربیت بد این افراد دارد.
همچنین گاهی افرادی را می بینیم که در اماکن عمومی بلند صحبت کرده و یا می خندند و اطرافیان را ناراحت می کنند . ته سیگار و کاغذ باطله در پیاده رو می اندازند و کفش کثیف می پوشند . در هنگام صحبت با دیگران، سیگار را از لب برنمیدارند و دستشان را از جیبشان بیرون نمی آورند. در معاشرت با آشنایان و یا حتی با آنهاییکه آشنایی کمتری دارند کنجکاو و سمج هستند. در ارتباط با اطرافیان خشن بوده و با بی ادبی به پرسش ها پاسخ می دهند . تنه می زنند و عذر خواهی نمی کنند . ازاین رو می توان دعا کرد که بسیاری از افراد جامعه قوانین ابتدایی معاشرت با اشخاص دیگر را نیاموخته وبه آنها عادت نکرده اند. از طرفی اغلب پیش می آید زمانی که در رستوران، ضیافت و میهمانی ها هستیم اشخاص خوش تیب و خوش لباس را می بینیم که حتی آداب اولیه سر میز نشستن را نمی دانند ونمی توانند از ارد، قاشق ، چنگال و لیوان استفاده کنند. در چنین شرایطی است که تشریفات جلوه واقعی خود را نشان می دهد و کمبود آن به خوبی احساس می شود اما اگر تشریفات به عنوان یک هنر به افراد آموزش داده شود آن گاه می توان مشاهده کرد که چگونه این هنر به رفتار افراد در زندگی ، در حین کار، در اماکن عمومی در گفتگوهای رسمی و . . . نظم میبخشد.
نحوه ارتباط در تشریفات
همه کارهای ما نوعی ارتباط است، ارتباطات کلیه رفتارها،حرکات واشارات ماست
وما هرروزبه گونه ای مختلف با یکدیگردر ارتباط هستیم واندیشه ها،احساسات
وتمایلات خود رابه یکدیگرمنتقل میکنیم.
پیامهای ما بواسطه آموختن ما شکل می گیرند، گاهی حتی پیامهای غیرکلامی ما
آموخته می شوند و ژستها و حرکات ما بواسطه آموزش شکل می گیرد. مهارتهای
چهارگانه ارتباطی یعنی نوشتن، خواندن، گفتن وشنیدن آموختنی است و آدمیان
بایستی برای ارتباط کامل ترآنها را بیاموزند ودر زندگی اجتماعی به کار
ببرند. یکی از بحث های اساسی تقسیم بندی ارتباطات به کلامی وغیرکلامی است
واینکه بخش اعظمی ازارتباطات ما را ارتباطات غیرکلامی پوشش می دهدودراین
زمینه نیزبایستی عنوان کردکه امکان کنترل وهدایت پیامهای غیرکلامی
وجوددارداگرچه به سختی امکان پذیر است.دراین راستا پیامهای غیرکلامی به
طورکلی چهاروظیفه به عهده دارند:
الف : تکمیل پیامهای کلامی
ب : تایید پیامهای کلامی
ج : رد پیامهای کلامی
د: جایگزینی پیامهای کلامی
- پیامهای غیرکلامی به آداب وتشریفات برمی گردد که بحث اصل ما« اصول وآداب تشریفات » است زیرا تشریفات فرآیند ارتباطات غیرکلامی است و حرکات، اشارات و احساسات ما هستندکه به عنوان پیامهای غیر کلامی به تکمیل، تایید، رد و یا جایگزینی پیامهای کلامی می انجامد .
- تشریفات ویژه ارتباطات انسانی است و دو اصل اساسی دارد:
الف: تشریفات برای همه ب : تشریفات در همه جا
درارتباطات سازمانی روابط عمومی ها جایگاه خاصی دارند آنها سعی دارند
ارتباطات عمودی را به ارتباطات افقی ومسطح ودموکراتیک تغییرشکل
دهندزیراروابط عمومی فرآیند انسانی کردن ارتباطات است و از همین روی
تشریفات هنر روابط عمومی است. تشریفات درصدد است اشتراک پیامهای کلامی
وغیرکلامی یکدیگررا تأیید کنند و به خصوص در ارتباطات میان فردی کارایی فوق
العاده ای دارد. هرانسانی وقتی ارتباط برقرار می کند و(درحین ارتباط)
بواسطه گفتاروکردار(حرکات) خود اعتبار خاصی را کسب می کند که به اصول وآداب
تشریفات بر می گردد. هرآدمی بواسطه لباسی که درخانه خود می پوشد نزد همسرو
فرزندان اعتبارخاصی کسب می کند. بواسطه احترامی که به دیگران میگذارد
احترام کسب می کند وتمامی فرآیند های غیرکلامی او به وجهه و اعتبار او
پایگاه و جایگاه میدهد. حرکات گوناگون انسان حاوی پیامهای غیرکلامی است
وآدمیان در ارتباط با دیگران برداشت های شش گانه ای (بار نولد ) دارند :
به طور کلی فرآیند هرفعالیت تشریفاتی از استقبال تا بدرقه است .چه تشریفات
را امری سیاسی بدانیم یا امری خدماتی ویا ارتباطی. و همانطور که می دانید
در جامعه ما کمتر به جایگاه ارتباطات انسانی تشریفات توجه شده است وازاین
روی می بایست دراین زمینه منابعی گردآوری شود. متاسفانه درزمینه تشریفات
منبع و مأخذی درحداقل هم وجود ندارد و گردآوری این مجموعه تلاش و جدیت
فراوانی را به خود معطوف کرده است. ما دراین کتاب با ارایه نظریه « استقبال
– بدرقه » سعی برآن داریم که چارچوبی عملی و ذهنی برای کارگزار تشریفات
ایجاد شود واز باب آشنایی مختصر خلاصه ای ازاین فرایند درپیش گفتار می آید .
استقبال
* «استقبال» آغاز فعالیت تشریفاتی است به طوری که این موضوع در یک
ارتباط ساده ،بین یک زن وشوهرتا دو رئیس جمهوری ممکن است اتفاق بیفتد
ومهمترین مسایلی که دراین زمینه عموماً بایستی مورد توجه قرار گیرد عبارتند
از :
6- نحوه معرفی برای آشنایی: آقایان وخانمها، مسن ها وکم سن ها ، مجرد هاومتاهل ها،با سواد وکم سواد درمعرفی اولویت هایی دارند .
7- سلام و احوالپرسی : مسئله سلام واحوالپرسی برشاخص ها وتفاوتها افراد
همچون مرحله معرفی برای آشنایی برمی گرددوبا صدای رسا وشاد احوالپرسی کردن
دراین مرحله مهم است .
8- دست دادن : به چشم فرد مقابل نگریستن وجدی دست دادن مهم است .
9- لباس پوشیدن : کت وشلواروپیراهن اتو کشیده، جوراب تمیزوکفش واکس زده مهمترین شاخصهای البسه است .
10-سخن گفتن : شمرده و واضح سخن گفتن ، عدم تکرارکلمات واستفاده نکردن از
کلمات خارجی و کلماتی که نوشتن آن رابلد نیستیم در تشریفات مهم است .
حمل و نقل
* « حمل و نقل » مرحله دوم تشریفات است که ممکن است از هدایت یک فرد
برای نشستن تا حمل و نقل با سرویس های تشریفاتی را شامل شود و بایستی دراین
مرحله علاوه برانتخاب واقدام درست در زمینه راهنمایان ، تابلوها، آمبولاس
وآتش نشانی ، نیروی انتظامی، شناسایی جاده های اصلی و فرعی ، بررسی
ترافیکی مسیرو دیدنی های مسیر حداقل درباره سه انتخاب برنامه ریزی انجام
گیرد انتخاب وسیله نقلیه .
3- انتخاب همراهان و راهنمایان .
4- انتخاب مسیر .
اسکان
* « اسکان » مرحله سوم تشریفات و آرامشگاه میهمانان است وتشریفات چی موظف است در ارتباط با اسکان بررسیهای زیر را انجام دهد :
6- بررسی امکانات موجود برای استراحت .
7- بررسی ایمنی امکانات موجود .
8- شرایط فیزکی و محیطی محل اسکان .
9- بهداشت نظافت و پاکیزگی محل اسکان .
10-نور، رنگ ، وسعت و اندازه مکان .
نتیجه گیری :
درارتباطات سازمانی روابط عمومی ها جایگاه خاصی دارند آنها سعی دارند ارتباطات عمودی را به ارتباطات افقی ومسطح ودموکراتیک تغییرشکل دهندزیراروابط عمومی فرآیند انسانی کردن ارتباطات است و از همین روی تشریفات هنر روابط عمومی است. تشریفات درصدد است اشتراک پیامهای کلامی وغیرکلامی یکدیگررا تأیید کنند و به خصوص در ارتباطات میان فردی کارایی فوق العاده ای دارد. هرانسانی وقتی ارتباط برقرار می کند و(درحین ارتباط) بواسطه گفتاروکردار(حرکات) خود اعتبار خاصی را کسب می کند که به اصول وآداب تشریفات بر می گردد. هرآدمی بواسطه لباسی که درخانه خود می پوشد نزد همسرو فرزندان اعتبارخاصی کسب می کند. بواسطه احترامی که به دیگران میگذارد احترام کسب می کند وتمامی فرآیند های غیرکلامی او به وجهه و اعتبار او پایگاه و جایگاه میدهد. حرکات گوناگون انسان حاوی پیامهای غیرکلامی است وآدمیان در ارتباط با دیگران برداشت های شش گانه ای (بار نولد ) دارند :
1- برداشتی که ما از خود داریم .
2- برداشتی که ما از دیگران داریم .
3- برداشتی که ما فکر می کنیم دیگران از ما دارند .
4- برداشتی که دیگری از خود دارد .
5- برداشتی که دیگری از ما دارد .
6- برداشتی که دیگری فکر می کند ما از او داریم .
ارتباطات انسانی به طورکلی یا کلامی است و یا غیر کلامی ودر تشریفات
زبان مهمترین عنصرارتباط کلامی و دست اساسی ترین عنصر ارتباط غیرکلامی است.
حرکات چهره ها و دستها، طرز نشستن و راه رفتن وایستادن ، فاصله های
ایستادن، تندی ولحن صدا، ارتباط ما با دیگران را به شدت تحت الشعاع قرار می
دهد واین کتاب درپی آن است که چگونگی ارتباطات غیرکلامی رابرای
برقراری«ارتباط کامل تر» تدوین نماید.
به طور کلی فرآیند هرفعالیت تشریفاتی از استقبال تا بدرقه است .چه تشریفات
را امری سیاسی بدانیم یا امری خدماتی ویا ارتباطی. و همانطور که می دانید
در جامعه ما کمتر به جایگاه ارتباطات انسانی تشریفات توجه شده است وازاین
روی می بایست دراین زمینه منابعی گردآوری شود. متاسفانه درزمینه تشریفات
منبع و مأخذی درحداقل هم وجود ندارد و گردآوری این مجموعه تلاش و جدیت
فراوانی را به خود معطوف کرده است.
منابع :
- کتاب اصول و آداب تشریفات نوشته دکتر احمد یحیایی
- رم ام ، برکو و همکاران « مدیریت ارتباطات » ترجمه : دکتر سید محمد اعرابیو داود ایزدی، دفتر پژوهشهای فرهنگی ، تهران 1378.
- اون هارجی « مهارتهای اجتماعی در ارتباطات میان فردی » مترجم : خشایار بیگی ، تهران ، رشد ، 1377 .
- حجت عماد « ارتباطات و آداب معاشرت در هتل » تهران ، یادواره ، 1379
کارن سعادت تشریفات عروسی 1396/2/29